8 outils indispensables pour du télétravail efficace

par | 8 septembre 2022

Vous vous lancez dans l’aventure du télétravail ? Pas de panique, on vous aide à trouver les bons outils ! 

En tant que petite entreprise qui fonctionne en 100% télétravail depuis bientôt deux ans, nous avons identifié certains besoins en logiciels et outils. Avec le temps, nous avons pu en tester plusieurs. Découvrez notre sélection pour un télétravail efficace qui s’inscrit dans la durée.  

 

Les outils de communications 

    1. Les e-mails et la planification des RDV :

Télétravail ou pas, tout le monde fonctionne avec un système de messagerie.  

Aujourd’hui, tous les comptes de messagerie, ou presque, vous proposent un agenda avec un système de rappel des RDV. Nous utilisons la messagerie et l’agenda Outlook car nous la trouvons intuitive et pratique. Mais il en existe d’autres : Mozilla Thunderbird, Google mail, Mailbird Lite, eM Client etc. 

2. La visioconférence :

Que ce soit pour une réunion d’équipe très professionnelle ou un rendez-vous informel pour créer du lien avec ses collègues géographiquement éloignés : il est important d’avoir un outil de visioconférence simple à utiliser, avec le maximum de fonctionnalités, et accessible par toute l’équipe à tous moments. 

Nous utilisons aujourd’hui Teams pour nos visioconférences. C’est le plus pratique pour nous car il est relié à notre système d’agenda et l’accès aux réunions se fait en un clic après leur programmation.  

D’autres logiciels de visioconférence fonctionnent très bien : Zoom (qui s’est largement fait connaître pendant le confinement !), mais aussi assemblee.io qui est le plus écoresponsable, ou encore Google Meet, Skype etc. 

    1. La téléphonie, appels externes et internes :

Le plus simple quand toute l’équipe est en télétravail aux quatre coins de la France, c’est d’installer une solution d’appels pour tous, qui passe par l’ordinateur.

Cela nous permet d’avoir un standard téléphonique commun avec un numéro de ligne fixe. L’outil nous permet également bien sûr de communiquer entre nous par téléphone et passer nos appels vers l’extérieur avec un numéro commun. 

Nous utilisons l’application 3CX pour répondre à ce besoin, mais il en existe beaucoup d’autres : companeo, aircall.io, napsis, onedirect telecom, etc. 

    1. La messagerie instantanée : 

Nous l’utilisons au quotidien, pour échanger de façon fluide sur des missions à réaliser ou pour créer et garder du lien entre nous. Nous créons aussi des groupes de discussion instantanée pour échanger rapidement sur un projet commun.  

Au-delà de contribuer à la cohésion d’équipe, ce fonctionnement nous évite de surcharger nos boîtes mails. Il s’inscrit donc pleinement dans notre démarche RSE. Nous utilisons le Chat de 3CX, mais nous pourrions également le faire via Teams. 

Nous utilisons également l’application WhatsApp sur nos téléphones, pour des échanges plus personnels : partage de photos et tranches de vie. Le but est vraiment de distinguer l’outil professionnel de l’outil utilisé dans un but plus personnel, toujours dans la droite lignée de notre démarche RSE. Messenger, Line, Skype sont des alternatives à Whatsapp.

Les outils de gestion  

    1. La gestion de projet et l’organisation des tâches : 

Un logiciel qui permet de gérer, partager et organiser toutes nos tâches et projets en cours, c’est la clé de notre efficience ! 

Cet outil nous permet de gérer et organiser nos projets internes et nos missions clients.  

Cela permet de programmer des tâches précises, de les déléguer, mais aussi d’échanger en direct avec les collaborateurs assignés à la tâche (ce qui permet de limiter l’envoi d’e-mails). Ainsi, nous savons ce qui est fait, par qui, ce qui reste à faire et pour quand.   

Nous utilisons le logiciel Asana que nous aimons pour son utilisation intuitive et ses possibilités très complètes. Asana est le plus connu mais Monday.com, Project Monitor, Click up, Gira et Trello, entre autres, sont des outils qui ont fait leurs preuves également. 

    1. La gestion du temps : 

L’optimisation du temps : la clé de la productivité.  

Un outil de gestion du temps est primordial, tant pour soi-même en tant que salarié (pour rester centré, organisé, ne pas se disperser), que pour le superviseur qui peut ajuster les tâches en fonction des activités de son équipe. Cet outil nous permet également de garantir à nos clients une facturation transparente basée sur le temps de travail effectif. 

Nous aimons le système de chronomètre et de classification des tâches, l’outil nous permet de quantifier précisément et de comprendre le temps passé sur chacune de nos missions.  

Nous utilisons Clockify qui est gratuit et simple à utiliser. Vous pouvez aussi vous tourner vers Toggl Track, Harvest, TimeCamp, ClickUp, etc. 

Les outils de gestion des documents digitalisés 

    1. Le stockage des données : 

L’équipe étant dispersée partout en France, nos documents doivent être accessibles partout, tout le temps et par tous les collaborateurs.  

Pour cela il est nécessaire d’enregistrer nos documents dans le Cloud. Nous avons fait le choix de Microsoft et son OneDrive (qui inclut le Pack Office) pour des raisons de praticité, sécurité et de réglementation.

L’autre avantage est de pouvoir collaborer à plusieurs simultanément sur les documents.  

Vous pouvez également vous tourner vers le Google Drive ou la Dropbox pour des fonctionnalités similaires.

 

    1. Les outils de bureautique :

Nous avons opté pour la solution la plus simple : la version de Microsoft avec l’utilisation du célèbre Pack Office (Word, Excel, Power point, etc.).  

Ces outils sont aujourd’hui les plus utilisés en France, et il est important de pouvoir manier et partager des formats de documents que tout le monde pourra lire et modifier. 

Vous avez tout de même la possibilité d’utiliser Open Office ou Libre office, qui ont l’avantage d’être totalement gratuits et permettent de lire tous les formats de fichier. 

Nous espérons que ce témoignage quant aux applications que nous utilisons au quotidien vous sera utile. Tout est possible avec les bons outils (et une super équipe) ! smile

Retrouvez-nous dans un prochain article pour plus d’informations sur le management à distance des équipes. 

N’hésitez pas à prendre contact avec nous sur la rubrique contact du site si vous avez des questions à propos de cet article. 

À bientôt !

L’équipe Com’EA.