8 outils indispensables pour du télétravail efficace

par | 8 septembre 2022

Les entreprises de plus de 20 salariés sont sous soumise à l’OETH (Obligation d’Emploi des Travailleurs Handicapés) depuis 1987. Pour répondre à cette obligation, il est possible notamment de recruter 6% de l’effectif de travailleurs en situation de handicap, ou, de verser une contribution à l’Agefiph.  

Et si le succès de l’intégration de ces salariés en situation de handicap passait par la sensibilisation de tous les collaborateurs ?  

Découvrez pourquoi et comment dans notre article. 

Pourquoi sensibiliser  ? 

  1. Mieux comprendre ce qu’est le handicap

Tout d’abord il faut comprendre que le handicap n’est pas un fait en soit, mais la combinaison des conséquences d’un trouble de santé face à une situation donnée. On parle de situation de handicap*.

(*La loi du 11 février 2005 pour l’égalité des droits et des chances dit que « toute personne handicapée a droit à la solidarité de l’ensemble de la collectivité nationale, qui lui garantit, en vertu de cette obligation, l’accès aux droits fondamentaux reconnus de tous les citoyens ainsi que le plein exercice de sa citoyenneté »).

Un salarié peut tout à fait se retrouver en situation de handicap dans un environnement précis, mais pas dans un autre : par exemple un maître-nageur qui développe une hypersensibilité au chlore ne sera impacté qu’en milieu chloré. La situation de handicap est donc relative et ne dépend pas que de la personne, mais également du contexte (professionnel ou privé) dans lequel elle évolue.

D’autre part, quand on parle de handicap on pense souvent au handicap physique, celui qui se voit. Or, 80% des handicaps sont invisibles, et seules 15% des personnes en situation de handicap le sont depuis leur naissance. Douleurs, accidents, ou maladie, chacun peut être concerné par le handicap, que ce soit de façon ponctuelle ou à plus long terme.

  1. Lutter contre la discrimination

Les personnes en situation de handicap sont, encore aujourd’hui, trop souvent victimes d’inégalités et de discriminations.

La discrimination au handicap est interdite, mais la réalité est toute autre.

Le but de la sensibilisation est de permettre d’éviter les discriminations dûes aux préjugés liés au manque d’information, tant au niveau du recrutement que dans les relations interpersonnelles en entreprise.

  1. Le handicap comme levier de performance de l’entreprise

La diversité au sein de l’entreprise est une richesse. Recruter des profils de tous horizons est un avantage pour les entreprises. Une politique d’égalité des chances permet notamment d’attirer et conserver de nouveaux talents, d’améliorer son image, de développer l’innovation, de réduire le turn over, etc…

La diversité et l’inclusion permettent également aux entreprises de progresser et de se renouveler.  Les mélanges d’opinions, de cultures, de convictions, stimulent la créativité des équipes et encouragent l’ouverture d’esprit.

  1. Inciter les gens à déclarer leur handicap

La sensibilisation permet également de montrer l’intérêt de la démarche de reconnaissance administrative du handicap. La RQTH (Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé), attribuée par la MDPH[1], permet d’accéder à certaines aides et prestations. Le salarié pourra ainsi bénéficier par exemple d’une étude de son poste de travail pour l’adapter à ses spécificités tant au niveau matériel qu’organisationnel (rythme et durée de travail par exemple).

Grâce à la mise en place de moyens de compensation, un.e salarié.e peut ainsi pleinement occuper ses fonctions, valoriser ses compétences et faire partie intégrante de l’équipe, tout en limitant sa fatigabilité et les risques d’impact sur sa santé.

Pour l’employeur, lorsque les salariés se sentent suffisamment en confiance pour aborder le sujet du handicap, cela signifie que les aménagements de poste peuvent évoluer en même temps que les besoins du collaborateur, ce qui limite le taux d’absentéisme et le turn over.

Ces déclarations permettent à l’entreprise de remplir son Obligation d’Emploi de Travailleur Handicapé si l’entreprise y est soumise, et de réduire la contribution Agefiph.

 

En tant qu’entreprise adaptée et intervenants sur le sujet du handicap, nous œuvrons pour une démarche professionnelle plus inclusive, notamment par l’information et la sensibilisation.

Comment déconstruire les clichés qui entourent le quotidien des salariés en situation de handicap ?

 

[1] Maison Départementale des Personnes en situation de Handicap

 

Comment sensibiliser au handicap ? 

  1. Communiquer en interne :

Cette dimension est indispensable pour contribuer à déconstruire les représentations. C’est aussi grâce à cette communication et parce qu’il se sent accompagné et non jugé, qu’un.e salarié.e peut décider de déclarer sa situation de handicap à l’employeur.

Les moyens et axes possibles pour communiquer sur le sujet sont nombreux. On peut par exemple :

  • Banaliser le handicap (dans le bon sens du terme), afficher la posture de l’entreprise comme “handi-accueillante”
  • Créer des campagnes d’affichage
  • Communiquer sur des exemples concrets de salariés en poste, ne nécessitant aucun aménagement de poste. En réalité seul 10% des salariés en situation de handicap ont besoin d’un aménagement de poste[1].
  • Organiser des rencontres
  1. Nommer une personne ressource en interne sur les questions du handicap.

Cette personne peut avoir le statut de référent handicap (obligatoire dans toute entreprise de plus de 250 salariés), ou, faire partie de l’équipe de la personne en charge des ressources humaines.

Le référent handicap est chargé d’informer, conseiller, orienter et peut-être accompagner les collaborateurs.trices en situation de handicap.

Il pourra informer sur les différentes reconnaissances administratives du handicap, les raisons de constituer le dossier et comment s’y prendre.

Il est aussi personne ressource pour orienter vers des acteurs spécialisés et des aides spécifiques et promeut le recrutement de travailleurs en situation de handicap.

  1. L’amélioration des pratiques managériales et l’optimisation des pratiques professionnelles

En développant le recrutement de personnes en situation de handicap et par la diversification des profiles recrutés, c’est le taux de performance de l’entreprise qui s’en trouve amélioré. L’organisation du travail est potentiellement repensée, les process optimisés et la coopération renforcée, avec une meilleur compréhension et prise en compte des spécificités.

  1. Sensibiliser et former

Enfin des professionnels sont en mesure de concevoir et animer des actions de sensibilisation ou de formation dans l’enceinte de l’entreprise.  

Il existe dans chaque région des prestataires spécialisés par type de handicap, financés par l’Agefiph et qui peuvent intervenir sur prescription du service public de l’emploi. Ils peuvent intervenir pour sensibiliser les collaborateurs aux impacts d’un type de handicap en emploi et expliquer le type d’aménagement à mettre en place.

La formation quant à elle, permet par des mises en situation ou activités pédagogiques une réflexion accompagnée, une déconstruction cognitive durable des représentations et la co-construction de bonnes pratiques professionnelles.

 

[1] Source Agefiph.

 

 

A qui s’adresser ? 

Vos principaux interlocuteurs en matière de recrutement et maintien en emploi sont le service public de l’emploi (Pôle Emploi, Cap Emploi et Mission Locale) et la Médecine du Travail. 

Vous pouvez également nous contacter pour échanger ou mettre en place des ateliers et/ou formations ajustés à vos besoins : 

  • Atelier de mise en situation de handicap 
  • Les répercussions du handicap en emploi 
  • Le maintien en emploi des personnes en situation de handicap 
  • Le handicap en emploi, acteurs et ressources 
  • Favoriser l’expression du handicap en emploi 

    Vous souhaitez en savoir plus ?

    Découvrez nos formations autour du handicap en emploi.

    Vous vous lancez dans l’aventure du télétravail ? Pas de panique, on vous aide à trouver les bons outils ! 

    En tant que petite entreprise qui fonctionne en 100% télétravail depuis bientôt deux ans, nous avons identifié certains besoins en logiciels et outils. Avec le temps, nous avons pu en tester plusieurs. Découvrez notre sélection pour un télétravail efficace qui s’inscrit dans la durée.  

     

    Les outils de communications 

      1. Les e-mails et la planification des RDV :

    Télétravail ou pas, tout le monde fonctionne avec un système de messagerie.  

    Aujourd’hui, tous les comptes de messagerie, ou presque, vous proposent un agenda avec un système de rappel des RDV. Nous utilisons la messagerie et l’agenda Outlook car nous la trouvons intuitive et pratique. Mais il en existe d’autres : Mozilla Thunderbird, Google mail, Mailbird Lite, eM Client etc. 

    2. La visioconférence :

    Que ce soit pour une réunion d’équipe très professionnelle ou un rendez-vous informel pour créer du lien avec ses collègues géographiquement éloignés : il est important d’avoir un outil de visioconférence simple à utiliser, avec le maximum de fonctionnalités, et accessible par toute l’équipe à tous moments. 

    Nous utilisons aujourd’hui Teams pour nos visioconférences. C’est le plus pratique pour nous car il est relié à notre système d’agenda et l’accès aux réunions se fait en un clic après leur programmation.  

    D’autres logiciels de visioconférence fonctionnent très bien : Zoom (qui s’est largement fait connaître pendant le confinement !), mais aussi assemblee.io qui est le plus écoresponsable, ou encore Google Meet, Skype etc. 

      1. La téléphonie, appels externes et internes :

    Le plus simple quand toute l’équipe est en télétravail aux quatre coins de la France, c’est d’installer une solution d’appels pour tous, qui passe par l’ordinateur.

    Cela nous permet d’avoir un standard téléphonique commun avec un numéro de ligne fixe. L’outil nous permet également bien sûr de communiquer entre nous par téléphone et passer nos appels vers l’extérieur avec un numéro commun. 

    Nous utilisons l’application 3CX pour répondre à ce besoin, mais il en existe beaucoup d’autres : companeo, aircall.io, napsis, onedirect telecom, etc. 

      1. La messagerie instantanée : 

    Nous l’utilisons au quotidien, pour échanger de façon fluide sur des missions à réaliser ou pour créer et garder du lien entre nous. Nous créons aussi des groupes de discussion instantanée pour échanger rapidement sur un projet commun.  

    Au-delà de contribuer à la cohésion d’équipe, ce fonctionnement nous évite de surcharger nos boîtes mails. Il s’inscrit donc pleinement dans notre démarche RSE. Nous utilisons le Chat de 3CX, mais nous pourrions également le faire via Teams. 

    Nous utilisons également l’application WhatsApp sur nos téléphones, pour des échanges plus personnels : partage de photos et tranches de vie. Le but est vraiment de distinguer l’outil professionnel de l’outil utilisé dans un but plus personnel, toujours dans la droite lignée de notre démarche RSE. Messenger, Line, Skype sont des alternatives à Whatsapp.

    Les outils de gestion  

      1. La gestion de projet et l’organisation des tâches : 

    Un logiciel qui permet de gérer, partager et organiser toutes nos tâches et projets en cours, c’est la clé de notre efficience ! 

    Cet outil nous permet de gérer et organiser nos projets internes et nos missions clients.  

    Cela permet de programmer des tâches précises, de les déléguer, mais aussi d’échanger en direct avec les collaborateurs assignés à la tâche (ce qui permet de limiter l’envoi d’e-mails). Ainsi, nous savons ce qui est fait, par qui, ce qui reste à faire et pour quand.   

    Nous utilisons le logiciel Asana que nous aimons pour son utilisation intuitive et ses possibilités très complètes. Asana est le plus connu mais Monday.com, Project Monitor, Click up, Gira et Trello, entre autres, sont des outils qui ont fait leurs preuves également. 

      1. La gestion du temps : 

    L’optimisation du temps : la clé de la productivité.  

    Un outil de gestion du temps est primordial, tant pour soi-même en tant que salarié (pour rester centré, organisé, ne pas se disperser), que pour le superviseur qui peut ajuster les tâches en fonction des activités de son équipe. Cet outil nous permet également de garantir à nos clients une facturation transparente basée sur le temps de travail effectif. 

    Nous aimons le système de chronomètre et de classification des tâches, l’outil nous permet de quantifier précisément et de comprendre le temps passé sur chacune de nos missions.  

    Nous utilisons Clockify qui est gratuit et simple à utiliser. Vous pouvez aussi vous tourner vers Toggl Track, Harvest, TimeCamp, ClickUp, etc. 

    Les outils de gestion des documents digitalisés 

      1. Le stockage des données : 

    L’équipe étant dispersée partout en France, nos documents doivent être accessibles partout, tout le temps et par tous les collaborateurs.  

    Pour cela il est nécessaire d’enregistrer nos documents dans le Cloud. Nous avons fait le choix de Microsoft et son OneDrive (qui inclut le Pack Office) pour des raisons de praticité, sécurité et de réglementation.

    L’autre avantage est de pouvoir collaborer à plusieurs simultanément sur les documents.  

    Vous pouvez également vous tourner vers le Google Drive ou la Dropbox pour des fonctionnalités similaires.

     

      1. Les outils de bureautique :

    Nous avons opté pour la solution la plus simple : la version de Microsoft avec l’utilisation du célèbre Pack Office (Word, Excel, Power point, etc.).  

    Ces outils sont aujourd’hui les plus utilisés en France, et il est important de pouvoir manier et partager des formats de documents que tout le monde pourra lire et modifier. 

    Vous avez tout de même la possibilité d’utiliser Open Office ou Libre office, qui ont l’avantage d’être totalement gratuits et permettent de lire tous les formats de fichier. 

    Nous espérons que ce témoignage quant aux applications que nous utilisons au quotidien vous sera utile. Tout est possible avec les bons outils (et une super équipe) ! smile

    Retrouvez-nous dans un prochain article pour plus d’informations sur le management à distance des équipes. 

    N’hésitez pas à prendre contact avec nous sur la rubrique contact du site si vous avez des questions à propos de cet article. 

    À bientôt !

    L’équipe Com’EA.