Comment ça fonctionne ?
L’externalisation de ses services administratifs consiste à confier ses tâches administratives à d’autres structures, et plus précisément de les sous-traiter auprès de sociétés spécialisées.
Les tâches peuvent être variées. De la saisie des opérations comptables, à la réalisation de bulletins de salaires, la rédaction de documents juridiques, le traitement des mails, la prise en charge de la partie administrative des formations, en passant par l’assistance au recrutement, la prise en charge des appels entrants ou la relance téléphonique suite à l’envoi de devis par exemple. La sous-traitance de ces tâches peut être réalisée par des cabinets d’expertise-comptable, de secrétaires indépendants ou encore des sociétés spécialisées dans les prestations de services aux entreprises.
L’externalisation des services administratifs : quels sont les avantages ?
Externaliser occasionne des frais, mais le jeu en vaut la chandelle. En effet, il est important de savoir déléguer des tâches qui nous prennent du temps et de l’énergie inutilement et qui nous empêchent de nous concentrer sur le plus important. Le gain de temps et de productivité que va vous apporter l’externalisation des tâches administratives est un facteur essentiel à la bonne gestion de son entreprise.
Si vous n’êtes toujours pas convaincu, voici une liste contenant les principaux avantages que l’on gagne lorsqu’on externalise le volet administratif de son entreprise :
Le gain de temps :Sous-traiter certaines tâches non stratégiques permet de se concentrer sur les tâches importantes. (commercialisation, production, fidélisation…)
Le gain de productivité :Faire appel à des professionnels dans leur secteur permet de gagner en productivité et en efficacité. Les prestataires de service auxquels vous ferez appel sont « spécialisés », donc souvent plus rapides et professionnels que vous. Au final, le coût sera moindre que si vous aviez accompli les tâches par vous-même.
La réduction du risque d’erreur :Certaines tâches administratives nécessitent des connaissances et un réel savoir-faire. Dans certains cas, les sous-traiter vous permettra de diminuer le risque d’erreur.
Les bonnes pratiques :Vos sous-traitants connaîtront sans doute mieux que vous les bonnes pratiques et les innovations dans leur domaine d’activité.
Un management plus facile :Sous-traiter vos tâches administratives rendra votre organisation plus souple et plus agile. Nul besoin d’embaucher des assistants ou des secrétaires et de les former : vous ferez appel à des prestataires avec lesquels vous développerez une simple relation client-fournisseur.
Une meilleure flexibilité :il est souvent plus facile de mettre fin aux relations avec un prestataire qu’à un contrat salarié.
Vous recentrer sur votre cœur de métier.
Il est parfois difficile de savoir quel est son cœur de métier lorsqu’on est chef d’entreprise. On se retrouve submergé par tout un tas de tâches et il est compliqué de sélectionner celles qui sont réellement pertinentes. C’est une erreur, bien que courante, de penser réaliser des économies en voulant tout faire en interne puisque cela génère une perte de temps considérable qui impactera la dynamique de l’entreprise.
Un dirigeant se doit d’être lucide et de connaître son modèle économique. C’est à partir de là qu’il pourra dégager les sujets les plus importants à traiter et comprendre ceux qui font la réussite et les valeurs de son entreprise. Il pourra s’agir de la commercialisation, du marketing, de la production ou même de l’innovation. Mais une fois déterminé, dites-vous que toutes les autres tâches pourront être sous-traitées.
